書類・文書の電子化サービス

電子帳簿保存法改正にも対応！

手書きの申込書や注文書など紙書類をスキャンして電子化するサービスです。
イメージデータの保管だけでなく、電子データ化やプリント～発送までをトータルにサポートします。

背景

情報技術が広く企業活動に浸透してきたことで、企業内の業務の多くは、紙書類から電子化書類へと移行してきました。ユーザビリティのいい紙書類は、生活者とのコミュニケーションにおいて、今後も利用されますが、一方、紙書類の企業内での業務処理においては課題も多々あります。

DNPでは、データプリント、発送業務から、回収した紙書類の電子データ化、保管までをトータルサポートします。これらのサービスを連動した形でご活用いただくことで、貴社のビジネス全体の効率、生活者に対するサービスレベルの向上を実現します。

各種帳票の画像化、テキスト化とインデックス情報の付与、検索システム連携、帳票原票保管といった、スキャナ保存で定められている各種帳票の電子化をワンストップで実施いたします。

お客さまのご要望に合わせた電子化サービスをご提供いたします。

文書（紙媒体）をスキャナーにかけてPDFファイルなどに加工し、DVD等のメディアに保存して納品します。

メリット	専門業者にて、非常に安価に実施できる。
デメリット	電子化後の利用方法が無く、二次利用しにくい単票で体裁の揃っているもの以外は対応不可。

電子化に加え、エントリーによりメタデータを作成します。電子ファイルの名称やフォルダ構成、解説文などをあわせて納品します。
索引データを元に、文書の検索をできるようにします。

メリット	電子化ファイルの二次利用をしやすい。
デメリット	電子化対象の書類を事前に整理する必要がある。

さまざまな文書を決まったルールに基づきデータベース管理を行います。
文書管理システムを使用することを前提に、電子化文書やメタデータ以外に必要なセキュリティ管理やe-文書法対応（改ざん防止のための電子署名、タイムスタンプ等）を行います。

メリット	電子化ファイルを二次利用できる。保管期限の設定により、自動削除が可能（不要なファイルを保存し続けることがない。）。文書管理システムの機能によりタイムスタンプ、電子署名の付与が可能（e-文書法対応）。
デメリット	電子化対象の書類を事前に整理する必要がある。文書管理システムの管理体制（担当者）が必要。

ご相談や資料請求は以下よりお問合わせください