BPRコンサルティング
プリントトータルで運用する実証実験を実施
名古屋市 様
子ども青少年局保育部幼保企画課 様
保育施策に係る企画・調整業務を行う幼保企画課では、職員の業務負荷削減策の１つとして、SMS（ショートメール）でのプッシュ通知を試行実施していましたが、さまざまな課題を抱えていました。そこで、紙とデジタルの双方の利点を活かした通知業務のDXを支援するサービスの効果を検証する実証実験を行い、通知に係る一連の業務改善に向けた検討を行いました。
自治体の通知業務のDXを支援するサービス
大日本印刷株式会社(DNP)グループでBPO(Business Process Outsourcing:業務委託)事業を担う株式会社DNPコアライズ(以下、「DNPコアライズ」)とxID(クロスアイディ)株式会社の両社は、紙とデジタルの双方の利点を活かしてハイブリッドで通知を行う、自治体の通知業務のDXを支援するサービスを提供しています(※)。このサービスを今回の実証実験にて導入し、効果を検証しました。
実証実験の概要
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「教育・保育給付認定有効期間終了のお知らせ」について、紙とデジタルのハイブリッドで通知を実施する実証実験を行い、実証の効果を確認しつつ、一連の業務に関する改善施策を検討しました。
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実証実験の目的は、「運用フローの成立の実証」、「職員の業務負担感の確認」、「抽出した課題に対する施策検討」の３点です。この取組みを通じて職員がより効率的に業務を遂行できる環境を整え、住民の利便性向上にも寄与することをめざしています。
STEP1
紙とデジタルのハイブリッドで通知する実証実験の実施
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事前に通知対象者へ実証実験の案内を行い、デジタル通知ユーザーを獲得した上で、紙とデジタルのハイブリッドで通知を実施しました。
STEP2
職員の業務負担感の調査
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通知の実施前後における職員の業務量変化を調査の上、職員向けアンケートを実施し、業務負担感を調査しました。
STEP3
通知業務の課題抽出と施策検討
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実証実験を通じて通知業務における課題を洗い出し、課題に対する施策を検討しました。
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通知業務の理想のあり方や将来像を作成し、実現に向けたロードマップを具体化しました。
実証実験の成果
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紙とデジタルのハイブリッドで通知を実行し、設計フローが実運用として成立することを確認
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サービス利用時の職員の業務変化量を可視化し、全体業務量の約70%削減を実現（年間通して利用した場合 約1,200時間 削減見込み）
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実証実験を通じて通知データ成型業務の負荷削減などの課題を明確化し、具体的な施策を提案
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施策の実行に向け、今後のロードマップの具体化
実証実験担当者からのコメント
実証実験に臨んだ背景
保育所等を利用されている保護者さまに対し、「教育・保育給付認定」の認定期限が近づいていることをお知らせするため、「教育・保育給付認定有効期間終了のお知らせ」を印刷し送付しておりますが、業務負担削減等を目指してSMSでの通知についての試行実施を行っています。
ただ、SMS通知では掲載リンクのアクセスが少ないなどさまざまな課題が生じており、今回のスマートフォンアプリを活用したデジタル通知と合わせて紙通知を一体として行う運用によってこれらの課題解消につながるものはないかと考え、実証実験を行うに至りました。
紙とデジタル双方の利点を活かして通知を行うことの評価
スマートフォンアプリを活用したデジタル通知は、アプリ利用者にのみ通知が可能であるため、100％電子通知を実現することは困難であると考えています。その点、電子通知ができない方には紙での通知に切り替えて送付する作業を一体となってできる点は双方の利点を活かしていけると思いますが、当課としては、実証を踏まえいくつか課題も認識しており、それらの課題対応を含め、今後の事業を検討していきたいと考えています。
実証実験を終えての感想
SMSでのプッシュ通知を試行している段階で、タイミングよく、紙とデジタルのハイブリッドで通知を送付するサービスを紹介していただき、実証実験を行いました。データ授受方法などの今後の課題はありますが、通知の電子化をすすめるにあたり活用できるサービスであると確認できました。
今後の展開
DNPコアライズは、今回の実証実験の結果を活かして、紙通知とデジタル通知の双方の業務をトータルで管理するサービスを展開し、住民の利便性向上と自治体の通知業務のDXを総合的に支援します。
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