株式会社DNPプロアカウンティング 迫る「紙の手形」廃止期限。2,000社超の取引先対応と電子化への移行を完遂

制度変更への対応によって、ある時期に大量の業務が発生する――。
月次・四半期決算など、止めることのできない業務を抱える経理部門にとって、こうした一時的な業務ピークへの対応は大きな課題です。

DNPグループの経理業務を担う株式会社DNPプロアカウンティング（以下、プロアカ）でも、紙の手形の廃止に向け、多数の取引先への案内や回答回収、問合わせ対応などを進める必要がありました。多くの金融機関が2026年9月末を紙の手形の最終振出期限に設定しており、DNPグループ各社への展開・調整も必要となるなか、通常の経理業務と並行して、期限のある大規模なプロジェクトを進めることが課題となっていました。

そこで、インボイス制度対応でも連携実績のあったDNPコアライズ（以下、コアライズ）のBPOを活用。プロアカが対応方針の決定と対象データの準備を担い、コアライズが案内発送、Web・紙での回答回収、問合わせ一次対応、未回答先への連絡、納品データ作成を担当。経理判断や納品後の最終確認・システム投入はプロアカが担う体制を整えました。

本記事では、プロジェクトの窓口としてDNPグループ各社との調整も担ったプロアカの仁科氏に、BPO活用に至った背景やコアライズを選んだ理由、実際の運用で直面した課題とその対応、導入後の効果について伺います。

紙の手形の廃止に向けた取組みの一環として、取引先との支払手段を「でんさい（電子記録債権）」へ移行するプロジェクトを推進していました。

対象となる取引先はDNPグループ全体で2,000社超、本社部門だけでも約750社に及びます。2024年に本社部門約750社を対象とした第1フェーズを実施し、その後2025年にグループ各社へ順次展開する計画となっていたなかで、これらの取引先への案内・回答回収・データ整備をどのように進めるかが、当初の大きな課題でした。

一方で、経理部門には月次決算や四半期決算をはじめとした定常業務があり、制度対応に専任の担当者を配置することは容易ではありませんでした。そのため、決算業務の品質や期限遵守を維持しながら、期限の定められた大規模な制度対応を並行して進める必要がありました。

さらに、当時は経理部門内の役割分担や運営体制の見直しも進行しており、限られた人員で複数の課題に対応しなければならない状況でした。

案内発送前のデータ抽出・加工業務であれば、経理部門側でスケジュールを管理しながら計画的に進めることができます。ですが、一番難しかったのは発送した後の業務でした。回答の回収や問合わせ対応については、発生件数も対応内容も事前に予測することが難しく、プロジェクトを進める上での大きな課題だったんです。

当時は経理部門の窓口業務を限られた人数で担っており、社内およびグループ会社からの問合わせ対応だけでも常に対応に追われる状況でした。 そのようななかで、さらに社外（取引先）からの予測困難な問合わせ対応まで自分たちだけで担いきれるのか、正直大きな不安を感じていました。

最初は社内リソースを最大限活用した対応を検討したのですが、ピーク時の業務量と既存メンバーの負荷を考えると、通常業務の品質を落とさずに期限を守り切るには、社内のみでの対応に限界があるという結論に至りました。

一時的に人員を増強する選択肢もありました。しかし、今回の業務は専門的な知識や経験、対応ノウハウが求められるため、単純に人を増やすだけで十分な効果を得ることは難しいと考えたんです。だからこそ、単なる人員補強ではなく、安定して運用できる仕組みそのものが必要だと判断し、専門的な知見と実績を有する外部パートナーへの委託を決定しました。

今回求められていたのは、単なるデータ入力業務ではありませんでした。取引先への案内発送から問合わせ対応、未回答先へのフォローアップまで、一連のプロセスを確実に進める必要がありました。加えて、取引先ごとに送付書類や回答方法を適切に切り分けたり、回答率向上のためにWeb回答と紙回答の選択肢を用意したりと、きめ細かな対応も必要で、手戻りが発生すれば期限に間に合わなくなるリスクもありました。

だからこそ、単なる作業の委託ではなく、こうした一連の業務を設計から運用まで一貫して遂行できる「実行力」と「運用ノウハウ」、そして状況に応じた追加対応まで相談できる体制を重視しました。

そうした条件を満たし、安心して任せられると確信できたのが、コアライズの過去の実績です。以前のインボイス制度対応において、大規模な案内・回答回収業務を円滑にやり切っていただいた実績から、今回も設計から運用まで任せられると判断しました。

他社からもご提案をいただいたのですが、サポート範囲の線引きが厳しく、想定外の事象については別途対応となるケースもありました。一方で、今回のようなプロジェクトは実際に進めてみなければ見えてこない課題や追加対応が発生する可能性があります。そのため、私たちとしては、あらかじめ定められた業務をこなすだけでなく、そのときどきの状況に応じて柔軟に伴走していただけるパートナーを求めていました。

その点、コアライズは課題が発生した際も「どのような対応が最適か」を一緒に考えながら進めていただき、非常に心強く感じました。実際、案内発送後の回答回収が想定より進まず、電話によるフォローアップ対応が当初計画を上回る場面もありました。しかし、そのような状況変化に対しても柔軟かつ迅速に対応いただけたことで、大きな混乱や遅延を招くことなくプロジェクトを完遂することができました。

取引先ごとの環境に配慮した回答手段の設計をはじめ、発送・回収・データ化から問合わせ対応までを一連の業務プロセスとして構築。状況の変化にも柔軟に対応できる運用体制を整備しました。

対象となる取引先によってIT環境やデジタルツールの利用状況が異なることを想定していました。そのため、回答方法をWebだけに絞るのではなく、書面（紙）でも回答できる選択肢を用意しなければ対応しきれないと考えたんです。

そこでコアライズと検討を重ね、取引先が自社の環境に応じて回答方法を選択できるようにしたことで、回答時の負担を軽減することができました。

また、Web回答フォームについても、利用者目線を重視したわかりやすい設計にしていただき、スムーズに回答できる環境を整備することができました。このように、取引先ごとの事情やIT環境に配慮した選択しやすい仕組みを構築できたことが、円滑な情報収集と高い回答率の実現につながったと考えています。

回答時のミスや手戻りを最小限に抑えるため、事前のシステム設計と運用フローの整備を徹底しました。Web回答フォームについては、複雑な条件分岐や入力制御が必要だったこともあり、そうした要件を満たせるフォームツールの選定からコアライズに提案していただきました。番号入力時の誤入力を防ぐチェック機能などを組み込んだ仕組みを構築していただいたんです。

また、収集したデータについても複数の検証プロセスを設け、入力内容の妥当性や重複の有無を確認する運用を整備しました。こうした事前の設計と品質管理のおかげで、納品データの精度を高い水準で確保でき、その後のグループ各社への展開も大きな手戻りなく進められました。

さらに、コアライズから提供された提案資料や運用資料は非常にわかりやすく整理されており、この種の業務に関する知見が十分ではなかった私たちでも、全体像を理解しながら安心してプロジェクトを進めることができました。

特に想定以上の対応となったのが、未回答先へのフォローアップ業務でした。当時は「でんさい」の認知度が現在ほど高くなく、契約が済んでいない取引先も多かったため、案内を発送してもなかなか回答が得られないケースが一定数ありました。

そのため、未回答先に対して案内文書の再発送や電話によるフォローアップを実施する必要があり、再発送後には問合わせ件数も増加し、取引先ごとに異なる質問や個別事情への対応が求められたため、1件あたりの対応に想像以上に時間を取られてしまう場面もありました。

こうした想定外の業務負荷に対しても、コアライズには状況を見極めながら的確に対応いただきました。対応方針の検討やフォローアップ方法の見直しについて随時相談しながら進めることができたため、大きな混乱もなく回収を続けることができました。

問合わせ対応については、コアライズで一次受付を実施し、経理部門での判断が必要な案件のみをエスカレーションしていただく運用体制としました。

実際に運用が始まり、経理部門にエスカレーションされてくる内容を確認してみると、ある程度パターン化されていることがわかったんです。例えば、取引条件を正しく認識されていない取引先に対して、契約条件や支払条件をご案内するケースなど、定型的に対応できる問合わせも多かったんですね。

問合わせが集中する時期もありましたが、コアライズ側で内容を整理・分類した上で必要な案件のみ共有いただけたため、経理部門では判断や確認が必要な事項に集中して対応できました。また、チャットツールなどを活用しながら迅速に情報共有や連携を行えたことで、問合わせ対応による経理部門の業務負荷を最小限に抑えることができたと感じています。

発送業務や回答回収、問合わせ対応などの運営をコアライズに担っていただいたことで、経理部門で対応すべき業務範囲が明確になり、計画的にスケジュールを管理できるようになったことは大きな効果でした。

コアライズへデータを引き渡すまでの準備業務も期限が明確になるため、月次業務やその他の定常業務との優先順位を整理しながら、無理のないスケジュールを組むことができたんです。その結果、当初懸念していた月次・四半期決算へ影響を与えることなく、プロジェクトを完遂できました。

当時は窓口担当が私一人で他案件も並行して調整する状況でしたが、迅速に相談できる体制が整っていたため、判断負担を抑え、限られたリソースでも安定した運営を実現できたと感じています。

特に大きな価値を感じたのは、当初の想定を上回る工数となった未回答先へのフォローアップまで一貫して対応いただけたことです。
経理部門は問合わせ対応や進捗管理に追われることなく、計画どおりにプロジェクトを推進することができました。

また、納品データについても、私が内容を確認した上でDNPグループ各社や事業部へ展開しましたが、データの精度は非常に高く、確認作業で大きな問題が起きることもありませんでした。その結果、後続業務もスムーズに進み、品質面でも安心して活用できるデータでした。

今後も法令改正や会計制度の変更など、外部要因によって、限られた期間で対応が必要になることはあると思います。

ただ、そうした一時的な業務量の増加に対応するためだけに人を増やすのは現実的ではありませんし、既存の経理体制だけでは対応が難しいケースも出てくると思うんですね。短期間で大量の業務を正確かつ確実に遂行するためには、外部の専門的なノウハウや柔軟な運営体制を持つパートナーとの連携が重要だと改めて実感しました。

今後、スピード感や確実な期限遵守が求められるような案件が出てきた際には、今回の経験を活かしてコアライズに相談できればと考えています。単に決められた作業を委託するだけでなく、状況に合わせて臨機応変に動いていただける選択肢があるのは、こちらとしても心強いですね。

2,000社を超える取引先を対象とした大規模なプロジェクトでしたが、コアライズのサポートのおかげで、効率よく計画的に進めることができました。限られた期間のなかで高い回答率とデータ品質を確保しながら、スケジュールどおりに進められたことは大きな成果です。

期限の厳しい大規模プロジェクトにおいて、ノウハウと優れた現場対応力を併せ持つパートナーの存在がいかに重要かを痛感した取組みでした。